Si tuviéramos un conocimiento total no habría necesidad de información. Cualquiera que no tenga un conocimiento suficiente necesita de información para tomar sus decisiones; una vez el usuario recibe la información necesaria debe acoplarla con el conocimiento actual y tomar la acción correspondiente.
Para lograr una información es indispensable los datos que una vez procesados, es decir ordenados y clasificados constituyan una información útil y funcional.
En toda organización es necesaria la información que surge como consecuencia de las actividades que se llevaran a cabo para alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo en una empresa comercial debe recibir información de fuentes como: clientes, Proveedores, Propietarios, Acreedores, Empleados, Inversionistas etc., entre mayor información disponga le será más fácil lograr sus metas propuestas.
ETAPAS DEL PROCESO DE LA INFORMACIÓN
En la información se pueden distinguir tres etapas:
Entrada: Esta dada por la adquisición y verificación de los datos. Ejemplo el informe contable de un negocio en un determinado período.
Proceso: En el que se debe clasificar, ordenar y verificar mediante operaciones lógicas sobre los datos que se requieren emitir tanto de textos, imágenes o matemáticos.
Salida: Es la comunicación que se dará al encargado de tomar las decisiones.
Para su mayor efectividad se debe tener en cuenta tres factores importantes la velocidad de acceso, el nivel de comprensión y la exactitud del informe.
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| PROCESO | SALIDA | ||||||||
La producción de informes en la actualidad cuenta con varias técnicas que se clasifican de acuerdo a la tecnología que se utilice, entre las cuales tenemos:
MANUAL: El procesamiento de los datos se hace a mano con el uso de los elementos que necesite como lápiz, papel, calculadora, carpetas, La técnica es económica, de fácil ejecución, pero se recomienda cuando el número de datos es pequeño.
MECANICA: Los datos se procesan con máquinas de escribir, sumadoras, impresoras de cheques.
ELECTROMECANICA: Los datos se codifican ya sea por medio de marcas sensibles a caracteres ópticos o magnéticos, Para lo cual se emplean diferentes máquinas como la intercaladora, tabuladora, perforadora y clasificadora.
ELECTRONICA: Utiliza la tecnología moderna para procesar los datos lo que se hace a gran velocidad y bajo costo, este sistema integra los tres anteriores. Los datos se pueden recopilar con caracteres ópticos y magnéticos, terminales, tarjetas o cinta de papel perforada. La información se almacena en cintas o discos magnéticos.
Los computadores permiten almacenar grandes cantidades de datos de modo que estos se pueden recuperar fácilmente, modificarlos y reproducirlos un sin número de veces las que se necesiten.
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